Правила за вътрешно подаване на сигнали на Вяра ЕООД

ПРАВИЛА

ЗА ВЪТРЕШНО ПОДАВАНЕ НА СИГНАЛИ

по чл. 13 от Закона за защита на лицата, подаващи сигнали или публично оповестяващи информация за нарушения

Настоящите правила („Правилата“) съдържат информация за това как да можете свободно да изразите своите притеснения, свързани с извършването на Нарушения, засягащи „Вяра“ Е00Д („Дружеството“), да знаете как да подадете Сигнал относно такива нарушения, с кого да контактувате за това и от каква защита се ползвате като Сигнализиращо лице.

Тези Правила са важно средство за разкриване на Нарушения и друго нежелано поведение, касаещо Дружеството. Ние Ви окуражаваме да сигнализирате за обстоятелства, за които знаете или имате основателни подозрения, че са свързани с Нарушения. Навременното уведомяване на Дружеството относно планирано или извършено Нарушение е от особена важност, тъй като това повишава вероятността то да бъде предотвратено или за редуциране на негативните въздействия от Нарушението. Дружеството ще разгледа внимателно всички подадени Сигнали и Ви уверява, че няма да подлага на Репресия Сигнализиращи лица, защото това е в противоречие с нашите принципи и ценности.

Ние изготвихме тези Правила в изпълнение на Закона за защита на лицата, подаващи сигнали или публично оповестяващи информация за нарушения (ДВ, бр. 11 от 2 февруари 2023) („Закон за сигнализиращите лица“), като в случай на несъответствие на Правилата с този закон, предимство имат изискванията на Закона за сигнализиращите лица.

По-долу в този Раздел разясняваме някои най-важни термини, използвани в Правилата (относно значението на други термини с главна буква, използвани в Правилата, моля вижте Раздел 6 (Дефиниции)).

Какво е Сигнал? Това е разкриването на информация до Дружеството по реда на тези Правила за действително или потенциално Нарушение, което е извършено или предстои да бъде извършено, или е много вероятно да бъде извършено от лице от Персонала на Дружеството.

Кои са Сигнализиращи лица? Това са лица, които подават Сигнал (или по друг начин Разкриват информация за Нарушение) относно обстоятелства, станали им известни при и по време на работата им в Дружеството или със Дружеството, най-често в качеството на: (а) служители или стажанти (включително бивши), или кандидати за работа при Дружеството; (б) лица, работещи за доставчик на стоки или услуги, консултант или друг контрагент на Дружеството.

Клиентите на Дружеството не са Сигнализиращи лица по смисъла на тези Правила. Клиентите, които имат оплаквания, могат да подадат жалби по реда на Политиката за жалби на Дружеството.

Какво е Нарушение? Това е нарушение на българското законодателство и/или на законодателството на Европейския съюз, в посочените в Закона за сигнализиращите лица области, включително: (а) разпространение на застрахователни продукти; (б) обществени поръчки; (в) защита на потребителите; (г) защита на личните данни и неприкосновеността на личния живот. „Нарушение“ е и нарушение на българското законодателство в областта на: (д) трудовите отношения (между Вас и Дружеството); (е) правилата за заплащане на дължими публични държавни и общински вземания; както и (ж) престъпление от общ характер.

Междуличностен конфликт между Вас и друг служител на Дружеството не влиза в обхвата на термина „Нарушение“. За такъв конфликт можете да уведомите непосредственият Ви или по-горен ръководител.

Кое е Засегнато лице? Това е лицето, посочено в Сигнала (или в друга форма на Разкриване на информация за Нарушение) като извършител на Нарушение или като лице, свързано с извършителя на Нарушение.

Какво е Репресия? Това са ответни на подаването на Сигнал (или на друга форма на Разкриване на информация за Нарушение) действия и бездействия срещу Сигнализиращо лице и Лица, свързани със Сигнализиращо лице, които поставят тези лица в неблагоприятно положение, включително:

(а) временно отстраняване, уволнение или прилагане на друго основание за прекратяване на правоотношението, по което лице полага наемен труд;

(б) понижаване в длъжност или забавяне на повишение в длъжност;

(в)  изменение на мястото или характера на работата, продължителността на работното време или намаляване на възнаграждението;

(г) отрицателна оценка на работата, включително в препоръка за работа;

(д) прилагане на имуществена и/или дисциплинарна отговорност, включително налагане на дисциплинарни наказания;

(е) принуда, отхвърляне, заплашване за предприемане на ответни действия или действия, изразени физически, словесно или по друг начин, които имат за цел накърняване на достойнството на лицето и създаване на враждебна професионална среда;

(ж)  пряка или непряка дискриминация, неравностойно или неблагоприятно третиране;

(з) предсрочно прекратяване на срочен трудов договор или отказ за повторно сключване, когато такова е допустимо по закон;

(и) вреди, включително за репутацията на лицето, по-специално в социалните мрежи, или финансови загуби, включително загуба на бизнес и загуба на доход;

(к) включване в списък, изготвен въз основа на официално или неофициално споразумение, в сектор или в отрасъл, което може да доведе до това лицето да не може да постъпи на работа или да не може да достави стока или услуга в този сектор или отрасъл (черен списък);

(л) предсрочно прекратяване или разваляне на договор за доставка на стоки или услуги, когато лицето е доставчик.

1. Как да подам Сигнал?

2.1. Кога мога да подам Сигнал?

2.1.1. Ако в процеса на Вашата работа в Дружеството (или с Дружеството, ако работите за доставчик или друг външен контрагент на Дружеството) се сдобиете с информация или имате основателни подозрения, за действително или потенциално Нарушение, което е извършено или предстои да бъде извършено, или е много вероятно да бъде извършено в Дружеството, както и за опит да се прикрие такова Нарушение, Ние Ви окуражаваме да подадете Сигнал.

2.1.2. За да се ползвате от защитата на Закона за сигнализиращите лица, Вие трябва да сте убедени, че подавате сигнала Добросъвестно. „Добросъвестно“ означава: (1) че имате основателна причина да считате, че информацията в Сигнала е вярна към момента на подаването му; обикновено това ще е случаят, когато разполагате с доказателства в подкрепа на твърдението си за извършено Нарушение; и (2) че тази информация се отнася за някои от видовете Нарушения. Ако едно от тези две условия не е изпълнено, Вие няма да се ползване от защитата, предвидена в Закона за сигнализиращите лица (моля вижте Раздел 4 (От каква защита ще се ползвате като сигнализиращо лице)). Добросъвестността се предполага до доказване на противното.

Не се ползват със защитата на Закона за сигнализиращите лица лицата, които подават Сигнал за информация, която е изцяло в публичното пространство или информацията в Сигнала се основава на голословни слухове.

Моля да имате предвид, че Засегнатото лице има право на обезщетение за всички имуществени и неимуществени вреди, когато е установено, че Сигнализиращото лице съзнателно е подало Сигнал с невярна информация, както и когато според обстоятелствата е било длъжно да предположи, че информацията е невярна.

2.1.3. Моля имайте предвид, че Сигналът Ви няма да бъде разглеждан, ако от извършване на Нарушението, посочено в Сигнала, са изминали повече от две години.

2.2. Как мога да подам Сигнал?

Вие можете да подадете Сигнал до Дружеството на имейл адрес: s.angelova@viara-ins.com. Алтернативно, Вие можете да подадете Сигнал в писмо, адресирано до „Вяра“ ЕООД, гр. София, ул. Коста Лулчев 15 А, на вниманието на Светослава Ангелова, като на плика напишете „Строго лично и конфиденциално“.

• Мога ли да подам Сигнал анонимно?

Не. Съгласно Закона за сигнализиращите лица, ние нямаме право да проверяваме анонимни сигнали.

• Какво следва да съдържа Сигнала?

Моля дайте колкото е възможно по-подробна информация, така че Сигналът Ви да може да бъде надлежно проверен. Моля посочете:

(а) Вашите три имена, адрес и телефон, както и електронен адрес, ако имате такъв;

(б) имената на лицето, срещу което се подава сигналът, и неговата месторабота, ако сигналът се подава срещу конкретни лица и те са известни;

(в) конкретни данни за Нарушение или за реална опасност такова да бъде извършено, място и период на извършване на Нарушението, ако такова е извършено, описание на деянието или обстановката и други обстоятелства, доколкото такива са Ви известни;

(г) дата на подаване на Сигнала;

(д) подпис, електронен подпис или друга Ваша идентификация.

Сигналът следва да бъде подаден чрез използване на формуляр съгласно Приложение 1 към тези Правила.

От Вас не се изисква да докажете по категоричен начин твърденията в Сигнала Ви, но е желателно към Сигнала да приложите документи и друг вид източници на информация, подкрепящи изложените в Сигнала твърдения, в т. ч. да посочите данни за лица, които биха могли да потвърдят съобщените данни или да предоставят допълнителна информация (доколкото разполагате с такива).

2. Как ще се проверява подаденият от мен Сигнал?

3.1. Обща информация

3.1.1. Проверката на подаден Сигнал се извършва при условията на справедлив процес, в максимално краткия възможен според обстоятелствата срок.

3.1.2. Лицата, отговарящи за проверка на подадения от Вас Сигнал, определени със заповед на Управителния орган (наричани „Проверяващи“) пазят в тайна самоличността на Сигнализиращото лице и на всяко друго лице, посочено в Сигнала, предприемат нужните мерки за ограничаване на достъпа до Сигнала от неоправомощени лица и извършват проверката по Сигнала при условията на стриктна поверителност (вж. също Подраздел 4.2 (Задължения за поверителност)).

3.1.3. За всеки получен Сигнал отговаря един Проверяващ, като в случаи с фактическа и/или правна сложност могат да бъдат определени за работа по Сигнал повече от един Проверяващ.

3.1.4.  Проверяващият следва да не е в конфликт на интереси по отношение на подадения Сигнал. Лице, което е в конфликт на интереси във връзка със Сигнал, не можа да получава никаква информация по случая и то бива заместено от друг Проверяващ.

3.2. Образуване на проверка

3.2.1. Ние ще Ви потвърдим получаването на Сигнал от Вас в срок до 7 дни от неговото получаване. Сигналът ще бъде регистриран в регистъра на Дружеството за получени Сигнали, който не е публичен. Сигналът ще бъде регистриран с Уникален идентификационен номер, който Проверяващият ще заяви и получи от Националния орган за външно подаване на сигнали. Сигналът и приложенията към него (ако има такива) ще бъдат инкорпорирани в конфиденциална база данни, която ще бъде актуализирана в процеса на проверка на Сигнала.

3.2.2. Ако Сигналът не отговаря на изискванията на тези Правила и на приложимия закон, на Сигнализиращото лице се изпраща съобщение за отстраняване на допуснатите нередовности в 7-дневен срок от получаване на Сигнала. Ако нередовностите не бъдат отстранени в този срок, Сигналът се връща на Сигнализиращото лице.

3.3. Извършване на проверка

3.3.1. Проверяващият извърша проверка дали Сигналът е достоверен. Засегнатото лице се ползва от презумпцията за невинност.

3.3.2. Проверяващият поддържа връзка със Сигнализиращото лице и може да поиска от него допълнителна информация и уточнения. При проверката Проверяващиат изслушва Засегнатото лице и/или приемат писмени обяснения от него. Проверяващият събира и оценява посочени от Сигнализиращото лице и от Засегнатото лице доказателства (включително разпитва свидетели). Проверяващият предоставя на Засегнатото лице всички събрани доказателства и да му дава възможност да направи възражение по тях в 7-дневен срок, както и осигурява възможност на Засегнатото лице да представи и посочи нови доказателства, които да бъдат събрани в хода на проверката.

3.3.3. При анализа на твърдените в Сигнала факти и разгледаните доказателства Проверяващият може да изисква от Управителния орган осигуряването на съдействие на други лица, включително външни консултанти и експерти (по възможност без споделяне на самоличността на Сигнализиращото лице и лицата, посочени в Сигнала).

3.3.4. В срок не по-дълъг от три месеца след потвърждаване получаването на Сигнала, Проверяващият предоставя обратна информация на Сигнализиращото лице относно резултатите от проверката и предприетите действия в резултат на Сигнала.

3.3.5. В случай че изнесените в Сигнала факти бъдат потвърдени, Проверяващият:

(а) изготвя проект на мотивиран доклад, който представя за приемане от Управителния орган, в който се описва накратко информацията от Сигнала, предприетите действия и окончателните резултати от проверката по Сигнала;

(б) предлага предприемането на последващи действия във връзка със Сигнала, включително предприемане на дисциплинарни мерки (като за целта може да изисква съдействието на други лица или звена в структурата на Дружеството);

(в) предлага на Управителния орган предприемане на конкретни мерки с цел преустановяване или предотвратяване на Нарушението в случаите, когато такова е констатирано или има реална опасност за предстоящото му извършване;

(г) насочва Сигнализиращото лице към компетентните органи, когато се засягат неговите права;

(д) препращат Сигнала на Националния орган за външно подаване на сигнали при необходимост от предприемане на действия от негова страна, като за препращането Сигнализиращото лице се уведомява предварително; в случай че Сигналът е подаден срещу Управителния орган, Проверяващият насочва лицето към едновременно сигнализиране на Националния орган за външно подаване на сигнали.

3.4. Приключване на проверката

3.4.1. Въз основа на постъпилия сигнал и на предложенията на Проверяващия, Управляващият орган предприема действия за преустановяване на Нарушението или за предотвратяването му, ако то не е започнало, както и при необходимост, за налагане на дисциплинарни мерки.

3.4.2. Управителният орган прекратява проверката:

(а) когато нарушението, за което е подаден Сигнала, е маловажен случай и не налага предприемането на допълнителни последващи действия; приключването не засяга други задължения или приложими процедури във връзка с Нарушението, за което е подаден Сигнал;

б) по повтарящ се Сигнал, който не съдържа нова информация от съществено значение за нарушение, по отношение на което вече има приключила проверка, освен ако нови правни или фактически обстоятелства не дават основание за предприемането на последващи действия;

в) когато се установят данни за извършено престъпление; сигналът и материалите към него се изпращат незабавно на прокуратурата;

3.4.3. Управителният орган приема доклада по клауза 3.3.5(а), който заедно с мотивите съобщава на Сигнализиращото лице и на Засегнатото лице, при спазване на задължението за тяхната защита.

3.4.4. В случаите, когато проверката е прекратена съгласно Клауза 3.4.2(a) или Клауза 3.4.2(б), Сигнализиращото лице може да подаде сигнал до Националния орган за външно подаване на сигнали.

3. От каква защита ще се ползвате като Сигнализиращо лице?

4.1. Обща информация

Сигнализиращо лице, което Добросъвестно подаде Сигнал, ще се ползва от защитата, посочена по-долу, дори ако информацията в подадения Сигнал се окаже невярна.

4.2. Задължение за поверителност

4.2.1. Вашата самоличност ще бъде известна само на Проверяващия и на лица, за които това е абсолютно необходимо във връзка с проверката (в частност Управителния орган, доколкото той не е Засегнато лице). С изключение на посоченото в Клауза 4.2.2, без Ваше съгласие, Проверяващият няма право да разкрива пряко или косвено самоличността Ви (включително каквато и да е информация, от която може пряко или непряко да се узнае Вашата самоличност) както на Засегнатото лице, така и на свои колеги и други лица, нито да създават предположение за Вашата самоличност.

4.2.2. Независимо от предвиденото в Клауза 4.2.1, Вашата самоличност, може да бъде разкрита когато това е в изпълнение на необходимо и пропорционално задължение, наложено от българското законодателство или от правото на Европейския съюз в контекста на разследвания от национални органи или на съдебни производства, включително с оглед на гарантиране правото на защита на Засегнатото лице. В тези случаи, преди да бъде разкрита самоличността Ви, Вие ще бъдете уведомени писмено за това (като в уведомлението ще бъде мотивирано защо е необходимо разкриване на Вашата самоличност). Вие няма да бъдете уведомени единствено ако това би застрашило разследването или съдебното производство.

4.3. Забрана за Репресия

4.3.1. Извършването на Репресия е забранено от Закона за сигнализиращите лица. И което е не по-малко важно – Дружеството по никакъв начин не толерира извършването на Репресия. Затова Вие можете да бъдете сигурни, че срещу Вас няма да бъде предприета каквато и да е форма на Репресия като ответна мярка на подаването на Сигнал от Вас (или осъществяване на друга форма на Разкриване на информация за Нарушение). Ако бъде установено, че лице от Персонала на Дружеството е извършило акт на Репресия, на него ще му бъдат наложени най-строги дисциплинарни мерки.

Дружеството приема всички твърдения за оказана Репресия много сериозно. Ако считате, че сте подложен на Репресия, моля обърнете се към Управителния орган.

4.3.2. Все пак следва да имате предвид, че ако сте наш служител и не спазвате трудовата дисциплина или извършената от Вас работа е на незадоволително ниво, прилагането на дисциплинарни или други мерки срещу Вас няма да представлява Репресия, независимо дали сте подали Сигнал или не.

4.4. Презумпция за извършена Репресия

Ако сте Сигнализиращо лице и Ви бъдат причинени вреди, в съдебно или административно производство ще се презумира, че тези вреди са Ви причинени умишлено в резултат на Разкриването на информация за Нарушение от Вас. В такива случаи Дружеството ще трябва да докаже, че причинените Ви вреди не представляват Репресия и че неговите действия се базират на законни основания.

4.5. Обезщетение за вреди

Ако въпреки всичко Вие сте обект на Репресия, имате право на обезщетение за всички претърпени от Репресията имуществени и неимуществени вреди.

4.6. Освобождаване от отговорност

4.6.1. Вие няма да носите гражданска, административна или трудовоправна отговорност за придобиване на информацията, за която е подаден Сигнал, или за достъпа до нея, при условие че това придобиване или този достъп не съставлява самостоятелно престъпление.

4.6.2. Вие няма да отговаряте за нарушаване  на ограниченията за разкриване на информация, предвидени в сключен между нас договор или в друг акт, при условие че имате основателни причини да считате, че подаването на Сигнал е било необходимо за разкриване на Нарушението.

4.7. Възможност за прекратяване на съдебно производство

Ако срещу Вас бъде образувано наказателно, гражданско или административно производство, във връзка с подаване на Сигнал или друга форма на Разкриването на информация за Нарушение (например за клевета, нарушение на авторски права, нарушение на търговска тайна или обещетение), Вие имате право да поискате прекратяване на това производство, ако е имало основателна причина да предполагате, че действията Ви са били необходими за разкриване на Нарушение.

4.8. Мерки за подкрепа

4.8.1. Вие имате право на безплатни и достъпни информация и съвети от Националния орган за външно подаване на сигнали относно процедурите и мерките на защита, на които имате право като Сигнализиращо лице, както и на удостоверяване от Националния орган за външно подаване на сигнали на факта, че имате право на защита по Закона за сигнализиращите лица.

4.8.2. Ако срещу Вас бъде заведено съдебно дело във връзка с подаването на сигнал, Вие имате право на правна помощ в съответствие със Закона за правната помощ.

4.9. Допълнително защитени лица

От предвидената по-горе защита се ползвате както Вие, като Сигнализиращо лице, така и следните други лица, които могат да бъдат подложени на Репресия: (а) лица, които са Ви помагали в процеса на подаване на Сигнал; (б) лица, свързани с Вас като Ваши колеги или роднини; (в) юридически лица, в които Вие имате дялово участие, или с които сте свързани в работни отношения (общо наричани „Лица, свързани със Сигнализиращото лице“).

4. Разни

5.1. Външно подаване на Сигнал. Публично оповестяване на информация

5.1.1. Съгласно Закона за сигнализиращите лица Разкриването на информация за Нарушение, свързано с Дружеството, следва приоритетно да се извършва по реда, предвиден в Раздел 2 (Как да подам Сигнал) от тези Правила. В тази връзка, настоящите Правила имат за цел и да улеснят служителите на Дружеството и други потенциални Сигнализиращи лица относно подаването на Сигнал, и да създаде условия Сигнализиращите лица да бъдат удовлетворени от предприетите действия от Дружеството по подаден Сигнал. Но ако считате, че Нарушението няма да бъде адекватно адресирано от Дружеството или, въпреки нашите уверения в обратното,  се страхувате от Репресия (моля вижте Клауза 4.3.1 по-горе), Вие можете да отнесете въпроса извън Дружеството, както е посочено по-долу в този Раздел 5.1.

5.1.2. Вие имате право да изберете как да сигнализирате за Нарушение измежду следните начини (или комбинация от тях) (общо наричани „Разкриване на информация за Нарушение“):

(а) подаване на сигнал до Дружеството по реда на тези Правила (вътрешно подаване на сигнал);

(б) подаване на сигнала до Националния орган за външно подаване на сигнали – Комисията за защита на личните данни (София 1592, бул. „Проф. Цветан Лазаров” № 2, kzld@cpdp.bg, www.cpdp.bg) или до институции, органи, служби или агенции на Европейския съюз (външно подаване на сигнал);

(в) публично оповестяване на Нарушение (чрез медия).

5.1.3. Моля имайте предвид, че за да се ползвате при публично оповестяване на информация от защитата по Закона за сигнализиращите лица, освен изискванията да оповестявате сигнала Добросъвестно, следва да е изпълнено и едно от следните допълнителни условия:

(а) Вие сте осъществили вътрешно или външно подаване на сигнал, но по сигнала не са били предприети съответни действия в предвидените в тези Правила и/или в Закона за сигнализиращите лица срокове;

(б) Вие имате основания да смятате, че: (i) Нарушението може да представлява непосредствена или явна опасност за обществения интерес или съществува риск от щети, които не могат да бъдат отстранени; или (ii) в случай на външно подаване на сигнал съществува риск от ответни действия или има вероятност Нарушението да не бъде ефективно разгледано поради опасност от укриване или унищожаване на доказателства, съмнение за наличие на тайно споразумение между компетентния орган и извършителя на Нарушението, или за съучастие на органа в Нарушението, както и поради други специфични конкретни обстоятелства по случая.

5.2. Обработвани на лични данни

5.2.1. Всяко обработване на лични данни, извършено съгласно тези Правила се извършва в съответствие с Регламент (ЕС) 2016/679 и със Закона за защита на личните данни.

5.2.2. Не се събират лични данни, които явно не са от значение за разглеждане на конкретния Сигнал, а ако бъдат случайно събрани, се заличават.

5.3. Прилагане на Правилата. Допълнителна информация

5.3.1. За прилагането на тези Правила отговоря Светослава Ангелова, като включително е определен за Проверяващ по получени конкретни Сигнали.

5.3.2. Тези Правила подлежат на преразглеждане от Управителния орган на всеки три години. Правилата следва да бъдат преразгледани и преди този срок, ако това се налага от законодателни промени, промени в съдебната практика или указания от Комисията за защита на личните данни.

5.3.3. При въпроси  относно прилагането на тази Политика моля обърнете се към Светослава Ангелова.

5.4. Нарушения на Правилата

Нарушаване на клаузите на тези Правила от служители на Дружеството могат да доведат до дисциплинарни наказания.

5. Дефиниции